Je suis une personne organisée. Je dois être. L’écriture est un travail axé sur les délais et j’ai la mémoire de travail d’un poisson rouge âgé. Il est révolu le temps où je pouvais stocker une semaine entière d’événements, d’échéances et d’horaires dans ma tête. Maintenant, tout cela doit vivre dans un endroit tangible.
Le problème est qu’il n’y a pas une seule application qui peut gérer la majorité de mes besoins. D’après mes calculs, il y a au moins 10 applications de productivité que j’utilise quotidiennement pour fonctionner – et elles sont toutes nulles.
Il y a Airtable pour les projets de travail afin que mes éditeurs puissent voir sur quoi je travaille – juste l’une des applications de gestion de projet que j’ai utilisées dans ma carrière. Il y a aussi eu Basecamp, Asana, Trello et, dans un cas, une feuille Excel branlante maintenue par la sueur et les larmes. Ils font tous la même chose : fournir une vue d’ensemble des projets d’une équipe, de l’état d’avancement et des délais. Et pourtant, aucun n’a jamais été suffisant pour être le seul moyen de maintenir un calendrier éditorial dans aucune des publications dans lesquelles j’ai travaillé. Il existe toujours des documents Google Docs, des feuilles de calcul et des canaux Slack supplémentaires. Je finis par passer une bonne heure chaque jour à reproduire les mêmes workflows et informations dans différents formats.
La plupart des logiciels de gestion de projet n’incluent pas non plus une élégante liste de tâches quotidienne intégrée. C’est des bananes. Aucun projet ne se fait jamais en une seule étape. Si j’écris une histoire, il y a des tests et des recherches, puis il y a la photographie et l’art, puis il y a l’écriture proprement dite, suivie d’un processus d’édition et de publication en plusieurs étapes. Airtable, Asana, Trello – ils sont bien pour montrer à tout le monde mes progrès, mais ce n’est pas tout ce dont je suis responsable. Il existe des dizaines de sous-tâches, d’e-mails et d’événements de calendrier qu’Airtable ne gère pas. Ça ne marchera pas pour mon cerveau de poisson rouge. Donc, je finis par avoir besoin d’une application de tâches.
Cela m’a conduit dans un terrier de lapin en essayant plusieurs des milliers d’applications de tâches à faire. Mais peu importe celles que j’ai essayées, elles ont au plus 75% des fonctionnalités dont j’ai besoin ou que je veux – c’est ainsi que je me suis retrouvé avec non pas une, pas deux, pas trois, mais quatre applications à faire.
Il y a Focus To-Do pour le travail et les courses personnelles. C’est un mélange d’une minuterie Pomodoro et d’une liste de choses à faire – ce qui a été essentiel pour m’aider à me débarrasser de mon brouillard cérébral induit par la pandémie. Ensuite, il y a Todoist. Bien que j’adore Focus To-Do, la seule chose qu’il ne fait pas, c’est de créer des listes qui ne sont pas basées sur le temps ou qui ne s’intègrent pas à mon application de messagerie. C’est pourquoi j’utilise toujours Todoist pour couvrir les lacunes de Focus To-Do et Airtable.
Et aucune de ces applications n’est excellente pour m’aider à respecter un programme de ménage, ni à maintenir mes plantes en vie. C’est pourquoi j’utilise aussi Tody et Planta.
Combien y a-t-il d’applications de productivité sur votre téléphone ? Combien en aimes-tu réellement ? Photo de Thomas Ricker / The Verge
Vous savez ce qui est pire ? Aucune de ces applications n’est utile pour la gestion des stocks, à la fois en termes de gestion de mes unités d’examen et de mon garde-manger. Ils sont également inutiles pour maintenir les bases de données. C’est pourquoi j’utilise également Notion, une application avec laquelle j’entretiens une intense relation amour-haine. Alors que Notion est hautement personnalisable et est livré avec une tonne de modèles prédéfinis, il a une courbe d’apprentissage gigantesque. J’ai passé quatre heures à créer plusieurs bases de données uniquement pour suivre mes signatures, mes sources, mon inventaire de produits, mes journaux d’exécution, mes journaux de test et ma planification de repas. Cela fonctionne plutôt bien, mais c’est aussi un temps total à entretenir parce que Dieu sait que je n’ai pas la volonté de comprendre comment automatiser cette chose.
Il y a quelques mois, j’en avais tellement marre de tout que j’ai fini par acheter un agenda à l’ancienne. Contrairement à l’utilisation d’une myriade d’applications, je pouvais conserver toutes ces informations dans un seul bloc-notes référençable. Mais le problème avec les ordinateurs portables analogiques est que les informations qu’ils contiennent ne sont pas facilement partageables avec des personnes ou des collaborateurs. Donc, encore une fois, j’ai fini par ajouter un autre outil de productivité à mon arsenal.
Un outil de productivité singulier qui fonctionne pour tout le monde est une licorne – belle, parfaite et complètement fictive
Ce n’est que la pointe de l’iceberg. Je ne suis même pas entré dans les applications de calendrier, les applications de prise de notes, les applications de visioconférence, les applications de transcription ou les applications de communication comme Slack. (Au fait, chaque fois que quelqu’un crée une nouvelle chaîne Slack ou Discord, une partie de mon âme meurt.) Mais l’histoire est la même. Je finis par essayer un tas d’applications différentes à la recherche de celle qui peut tout faire, pour me contenter de celle que je déteste le moins et qui fait 75 à 85 % de ce dont j’ai besoin.
Je sais qu’il n’y a pas de solution parfaite. Un outil de productivité singulier qui fonctionne pour tout le monde est une licorne – belle, parfaite et complètement fictive. Pourtant, il doit y avoir une sorte de juste milieu entre un fantasme irréalisable et le paysage actuel. Je me contenterais volontiers de deux, peut-être trois applications. Honnêtement, moins de 10, c’est tout ce que je demande.
Jusque-là, mon téléphone et mon ordinateur portable seront un fouillis d’applications de productivité qui ne font que la moitié de leur travail.
